Abel Gandhy

1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Rekayasa perangkat lunak merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Pengembangan Sistem Informasi memiliki fase-fase yang biasa dikenal sebagai pendekatan tradisional diantaranya adalah
(1) Fase Definisi yang terdiri dari Analisis Kelayakan dan Pendefinisian permintaan/kebutuhan;
(2) Fase Konstruksi yaitu Desain Sistem, Pembuatan Sistem dan Pengujian Sistem;
(3) Fase Implementasi yaitu Pemasangan/instalasi, Operasional dan
Pemeliharaan/Maintenance.
Adapun Analisis dan Perancangan Sistem terdiri dari Survei Sistem, Analisis terstruktur, Identifikasi Masalah, Presentasi Awal, Desain Konseptual, Desain Fisik, Desain detail input/output, Pembuatan Buku Manual; setelah itu adalah Implementasi kemudian Evaluasi Sistem dan Dokumentasi. Proses tersebut dapat dilihat pada gambar berikut :

Sedangkan rekayasa perangkat lunak dimulai atau terdiri dari analisa, perancangan dan implementasi yang juga merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Maka diantara rekayasa sistem informasi serta rekayasa perangkat lunak memiliki keterkaitan satu sama lain. Namun terdapat perbedaan diantara rekayasa sistem informasi dan rekayasa perangkat lunak yaitu pada rekayasa perangkat lunak tidak terdapat pengembangan sistem informasi (PSI) dimana dapat menimbulkan ketidaksesuaian dari pengembang dan keinginan dari pengguna.

2. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkonversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Fenomena bahwa pengalihan sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, tarjadi disebabkan oleh:
a) Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor (pengembang) dengan perusahaan sebagai pengguna sistem informasi.
Komunikasi yang tidak baik/lancar antara vendor (pengembang) dengan perusahaan sebagai pengguna sistem informasi berakibat pada sistem yang dihasilkan tidak sesuai/mendukung kebutuhan dari perusahaan tersebut. Hal ini biasanya terjadi karena perusahaan memberikan tanggung jawab secara penuh kepada pengembang/konsultan untuk membangun sistem di perusahaan tersebut. Namun hal ini salah, karena pengembang/konsultan hanya mengerti cara bagaimana menghasilkan sistem informasi baru, tetapi pengembang tidak memahami apa sebenarnya yang dibutuhkan oleh perusahaan tersebut. Untuk menghindari kesalahan ini, maka pihak perusahaan harus membantu pihak pengembang/konsultan dalam menjelaskan (berkomunikasi) kebutuhan-kebutuhan, kondisi, tujuan yang akan dicapai perusahaan (visi, misi dan tujuan) sehingga tidak terjadi mis-link antara sistem baru yang diciptakan dengan kebutuhan-kebutuhan sistem informasi di perusahaan tersebut.
b) Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru.
Kendala Sumber daya manusia (SDM) di perusahaan dapat berupa :
 Sumber daya manusia (SDM) di perusahaan sulit untuk dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri. Untuk menghadapi persoalan ini, perusahaan memberikan pengertian kepada karyawan/SDM pentingnya penerapan sistem informasi baru ini, untuk menunjang kemajuan dari perusahaan tersebut.
 Sumber Daya manusia (SDM) diperusahaan belum dapat beradaptasi berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja). Dimana kemampuan/skill, kompetensi dari karyawan/SDM perusahaan belum mampu untuk menjalankan/mengoperasikan sistem informasi baru yang diterapkan. Untuk mengantisipasi kendala ini, perusahaan harus melakukan pelatihan-pelatihan mengenai pengoperasian kepada karyawannya untuk dapat mempergunakan sistem informasi baru tersebut.
 Keengganan dari karyawan untuk menjadi end user (Bidang pengolahan Informasi) di perusahaan disebabkan oleh sulitnya jenjang karier bila berada di bidang pengolahan informasi tersebut. Untuk mengatasi permasalahan ini, perusahaan harus melihat bidang pengolahan informasi/SI merupakan bidang yang penting dan perlu diperhatikan janjang karier yang jelas di bidang ini.
c) Perusahaan salah mengeluarkan kebijakan dalam pengalihan suatu sistem lama ke sistem baru.
Kesalahan kebijakan perusahaan dalam pengalihan suatu sistem lama kesistem baru :
 Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut. Sebagian besar jajaran direksi suatu perusahaan tidak mau tahu mengenai penerapan TI di perusahaannya dan menyerahkan sepenuhnya pada ahli TI. Padahal, implementasi TI di perusahaan tidak hanya berhubungan dengan teknologi saja, namun juga berkaitan erat dengan bisnis perusahaan
 Harapan yang tidak realistis dari manajemen perusahaan, sehingga untuk memenuhinya, semua sistem diterapkan tanpa menyesuaikan terlebih dahulu dengan kondisi dan keadaan perusahaan.
 Kurangnya sosialisasi kepada karyawan mengenai penerapan sistem informasi baru pada perusahaan tersebut, sehingga penggunaan dari sistem tersebut tidak berjalan optimal.
 Perubahan sistem informasi pada perusahaan hanya mengikuti perkembangan sistem informasi yang berkembang tanpa melihat kesesuaian kebutuhan dari perusahaan tersebut.
 Investasi yang dikeluarkan/dikucurkan perusahaan hanya untuk mebuat suatu sistem baru saja tanpa menginvestasikan biaya-biaya untuk menunjang keberlangsungan sistem tersebut (seperti; biaya-biaya pelatihan karyawan, biaya pemeliharaan sistem dan biaya perbaikan sistem)
 Perusahaan kurang matang dalam melakukan perencanaan dan menentukan arah, sehingga penggunaan Teknologi Informasi di perusahaannya tidak berjalan dengan baik dan tidak sesuai dengan standar yang berlaku

Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama. Menurut O’Brien (2005) terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi, yaitu konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau bertahap, dan konversi pilot seperti yang dapat dilihat pada gambar berikut :

 Konversi paralel (parallel conversion) : Sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan
 Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover) : Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru
 Konversi pilot (pilot conversion) : Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain
 Konversi modular atau bertahap (phased conversion) : Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Kesalahan konversi dari suatu sistem informasi lama ke sistem informasi yang baru dapat berakibat fatal pada organisasi dikarenakan :
• Sistem teknologi informasi yang baru telah terinstalasi namun organisasi tidak menyesuaikan diri maka tidak terjadi adanya perubahan sehingga menyebabkan menonaktifkan teknologi informasi atau sistemnya menjadi tidak efektik akibat strateginya tidak terdukung.
• Proyek pengalihan sistem informasi yang baru tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
• Tidak terjalinnya komunikasi yang baik antar vendor dengan perusahaan atau client sehingga penerapan TI pada perusahaan tidak bermanfaat karena tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
• Investasi TI telah dilakukan, namun belum dilakukan investasi pada sumber daya manusia sehingga belum siap dalam memanfaatkan produk TI yang dimiliki perusahaan.
• Pengalihan sistem informasi yang dilakukan cenderung hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
• Tingkat kesiapan perusahaan terhadap teknik informatika masih rendah.
• Dapat terjadi sikap saling menyalahkan di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyatakan tanggung jawab berada pada pihak bawahan, konsultan, vendor bahkan produk TI itu sendiri akibat dari masa transisi menjalani adaptasi teknikal, kultural, dan politikal dalam perusahaan.

Untuk mencegah supaya kesalahan besar dalam konversi sistem informasi, maka yang perlu dilakukan adalah:
• Berpegang pada visi yang ingin di bangun, mempelajari implementasi yang belum maksimal dan melatih sumber daya manusia agar dapat mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan paham tentang TI atau minimal mengetahui sedikit tentang TI, sehingga paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
• Perlu adanya sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
• Adanya rasa takut di pihak pegawai maupun manajer akibat penerapan sistem informasi yang baru. Sehingga dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
 Membiasakan penggunaan teknologi komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
 Menjalin komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
 Menjalin hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
 Menyeimbangkan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

3. Jelaskan urgensi dari aspek maintainaibility dalam pengembangan software untuk menunjang sistem informasi?

Pengembangan software dapat dimaksimalkan pada peningkatan kualitas secara internal, dari aspek Maintainability, tingkat kemudahan software untuk dimodifikasi, diperbaiki atau ditingkatkan performancenya. Dalam memelihara sistem, perancang sistem harus memperhatikan hal-hal berikut :
• Membuat kamus data standar
• Menggunakan bahasa pemrograman standar
• Meng-install arstitektur komputer standar
• Menggunakan perancangan secara modul
• Menyiapkan dokumentasi yang komprehensif, jelas dan terbaru.
Aspek maintainability dalam pengembangan software untuk menunjang sistem informasi merupakan komponen utama dari changebility, yang berhubungan dengan kemudahan dalam memodifikasi software. Kesalahan seharusnya telah diketahui terlebih dahulu sebelum perkembangan dibuat. Maka maintainability dapat dilihat sebagai changebility yang ditambah kualitas baru yaitu analysability, untuk memudahkan identifikasi kesalahan. Urgensi maintainbility dalam pengembangan software untuk menunjang sistem informasi merupakan kemampuan software tersebut untuk dapat dikoreksi, adaptasi dan diperbaiki.

4. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprise resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Sistem informasi ERP (Entreprise Resource Planning) merupakan suatu sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Dengan diterapkannya ERP diharapkan dapat mempermudah dan meringankan pekerjaan yang harus dilakukan oleh pekerja di masing–masing PPB. Selain itu, pertukaran informasi antar anggota PPB akan menjadi lebih lancar, dan tujuan paling utama adalah untuk menaikan keuntungan PPB. Dengan adanya penyediaan jasa e-business di internet dapat mempermudah transaksi dengan pelanggan serta dapat dijadikan sebagai sarana promosi dan memperkenalkan barang dengan harga yang sama ke pada seluruh pelanggan. E-business juga terintegrasi dengan ERP untuk proses bisnis operasi, produksi maupun distribusi.
Dalam Perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi (manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanan maupun pengambil keputusan. Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya, hal tersebut terlihat pada gambar dibawah ini.

Perkembangan Enterprise Relationship Management

Tahun 1970-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material perusahaan. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material (MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh 5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-keputusannya.
Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP perusahaan Pengrajin Bambu di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan information technology yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental..

Gambar Integrasi Informasi melalui Sistem ERP
Peranan informasi sangat diperlukan, beberapa karakteristik fundamental informasi adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan). Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan dengan sistem informasi manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan source data yang sudah ditentukan sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan keterbatasan analisa data. Implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun penggunanya. Adapun beberapa biaya yang mungkin termasuk adalah biaya replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas, biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian sistem. Namun secara keseluruhan ERP memberikan manfaat yang pasti bila dalam penerapannya di dukung oleh komitmen yang tinggi dari perusahaan pengrajin bambu dan meningkatkan sumberdaya manusia yang memiliki kemampuan untuk mengoperasikannya.
Dapat dikatakan ERP merupakan tulang punggung teknologi dari kegiatan bisnis, sebuah kerangka kerja tranksaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi, serta keuangan. Implimentasi ERP pada berbagai proses dan fungsi bisnis termasuk yang diterapkan pada perusahaan pengrajin bambu, terlihat pada gambar berikut.

Gambar Implementasi proses dan fungsi ERP

Dengan adanya penerapan ERP pada perusahaan pengrajin bambu akan memperoleh keutungan berupa perencanaan produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menciptakan perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat. Pengambilan keputusan dalam penggunaan ERP sebagai solusi IT dan Internetworking mamiliki beberapa alasan yaitu:
ERP sangat dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan permasalahan pengusaha dalam perencanaan produksi baik proses maupun ketersediaan bahan baku, perencanaan pesanan, lokasi pengusaha yang terletak diberbagai wilayah geografi, sehingga dengan bantuan ERP berbasis e-business hal tersebut dapat terselesaikan.
ERP dapat meningkatkan kualitas dan efisiensi perusahaan karena dapat mengintegrasikan kegiatan bisnis
Dengan ERP Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung IT
ERP menyediakan informasi kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat cepat sehungga mempermudah dalam pengambilan keputusan
Mengimplementasikan ERP memberikan manfaat ntuk lebih mudah dalam memanfaatkan berbagai peluang baru
Implikasi ERP pada perusahaan pengrajin bambu sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi jyga didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor sebagai berikut :
Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan pengetahuan.

Mata Kuliah : SIM Tanggal Penyerahan : 12 Juli 2010

Paper SIM

KUNCI SUKSES DAN KELEMAHAN PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DI PERUSAHAAN

Oleh :

Abel Gandhy P056090763.34E

MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2010

KUNCI SUKSES DAN KELEMAHAN PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING DI PERUSAHAAN

I. PENDAHULUAN

Penggunaan sistem informasi oleh perusahaan atau organisasi semakin meningkat. Hal tersebut disebabkan karena sistem informasi digunakan sebagai pendukung dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk memperlancar kegiatan perusahaan. Perkembangan teknologi, khususnya komputer sangat mempengaruhi kegiatan organisasi, terutama dalam menyediakan informasi yang berbasis komputer sehingga perolehan informasi menjadi lebih mudah. Menurut McLeod (1996), organisasi menjadi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara strategis dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan akan informasi untuk pemecahan masalah.
Manfaat dari penerapan sistem informasi bukan hanya dirasakan oleh perusahaan, tetapi juga oleh para pemakai di luar perusahaan. Untuk keberhasilan penerapan sistem informasi tersebut, dalam perancangan suatu sistem informasi harus melalui perencanaan yang baik dan melibatkan aspek-aspek yang dianggap dapat mendukung keberhasilan tersebut. Dalam makalah ini akan dibahas beberapa faktor yang menunjang kesuksesan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dan faktor-faktor yang menyebabkan kegagalannya.

II. TINJAUAN PUSTAKA

Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih kompleks dan kemampuan berkembang (Laudon, 2005).

Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Laudon, 2005).

Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. (Kroenke, 1992). Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:
• Data yang mendukung informasi
• Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi
• Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi

Sistem Informasi dan Manajemen
Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan. Definisi lainnya dari sistem informasi yang terdapat pada www.wikipedia.com, diantaranya adalah sebagai berikut :
• Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan
• Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
• Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.
• Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
• Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user)
• Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.
Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen.

IT Outsourcing

Outsourcing dapat didefinisikan sebagai pengalihan sebagian aktivitas dalam perusahaan dapat berupa barang dan jasa, kepada perusahaan lain yang di dalamnya memiliki tiga komponen yaitu IT, komunikasi, dan struktur organisasi. IT Outsourcing adalah layanan terpadu yang ditujukan bagi perusahaan/ organisasi/ institusi lainnya dalam memenuhi kebutuhan dan pengelolaan sistem informasinya. Institusi partner mendapatkan support penuh dari perusahaan lain terhadap seluruh kebutuhan pendayagunaan Teknologi Informasi mulai dari Perencanaan dan Perancangan Sistem Informasi sampai dengan Implementasi dan Maintenance. Cakupan dukungan meliputi Hardware, Software/ Aplikasi, Jaringan Internet, Jaringan Wireless, Jaringan Local, Web Design, Webbase Programming dan Web Hosting

III PEMBAHASAN

Outsourcing adalah pendelegasian terhadap suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi ke pihak lain dengan jangka waktu tertentu, biaya tertentu, dan layanan tertentu. Bentuk outsourcing yang umum dilakukan pada perusahaan-perusahaan di Indonesia adalah dalam bidang layanan kebersihan ruangan. Dalam bidang teknologi informasi, beberapa bank di Indonesia telah menerapkan outsourcing. Dalam hal ini. pengembangan sistem dilakukan oleh perusahaan perangkat lunak.
Pada prakteknya, outsourcing sistem informasi terkadang tidak hanya dalam hal pengembangan sistem, melainkan juga pada pengoperasiannya. Outsourcing telah menjadi salah satu pilihan atau keputusan yang tetap eksis dalam manajemen SI. Outsourcing bukan sekedar keputusan operasional tapi juga bersifat strategis dengan konsekuensi-konsekuensi
yang cukup luas. Perusahaan yang kerap menghadapi tantangan perubahan harus mengetahui bagaimana cara mengatur strategi outsourcing yang cocok atau selaras (aligned) dengan strategi bisnis.
Pertama manajemen harus menyetujui dahulu, bahwa pekerjaan yang akan di outsource bukanlah pekerjaan yang kritikal (core competence job) dari perusahaan itu. Selanjutnya, pertimbangkan model outsource seperti apa yang akan dilakukan. Jika ini merupakan hal baru, mulailah dengan mengalihkan proses bisnis kepada perusahaan outsource, secara bertahap. Perhitungkan dengan seksama budget yang akan dipergunakan. Ingat, prinsip outsourcing adalah “berbagi resiko” (sharing risk) serta memungkinkan perusahaan untuk fokus di bisnis inti, dan bukan penghematan.biaya. Juga, lakukan komunikasi yang intensif dan terarah mengenai implementasi outsourcing pada karyawan. Hal ini untuk menghindari salah paham diantara mereka. Baru kemudian lakukan pemilihan vendor.
Proses utama merupakan inti atau fokus persaingan bisnis antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, karena terkait dengan kompetensi utama yang dimiliki perusahaan (core competence). Sementara, proses pendukung tidak lain hanyalah merupakan aktivitas penunjang semata, sehingga banyak perusahaan yang memutuskan untuk mengalihdayakan aktivitas ini ke pihak mitra bisnis lain (outsourcing decision); dan lain sebagainya.
Outsourcing menekankan pada peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja. Outsource dapat pula menghindarkan konflik ketenaga-kerjaan yang rumit dan kompleks. Bahkan pada titik tertentu, penggunaan outsource secara masal akan mampu melahirkan beragam usaha kecil terspesifik.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Outsourcing
 Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman.
 Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan.
 Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah.
 Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung.
 Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

Keuntungan IT Outsourcing:
IT Outsourcing jika dengan baik diatur mempunyai beberapa manfaat bagi ketetapan jasa inhouse organisasi klien, diantaranya :
1. Teknologi yang Maju
• Memiliki akses teknologi yang maju. IT outsourcing memberikan akses kepada organisasi klien berupa kemajuan teknologi dan pengalaman personil.
• Penyebaran yang cepat dimana vendor dapat menyediakan solusi yang menggunakan personilnya, infrastruktur, jasa pengintegrasian, dan jasa pendukung dimana banyak menguji sistem dan permasalahan potensial sehingga diantisipasi lebih baik sehingga waktu yang digunakan menjadi lebih singkat untuk ketetapan dalam organisasi
2. Cash Flow
• Biaya pengembangan, pemeliharaan, dan pengelolaan asset-aset teknologi informasi terlampau besar untuk ditanggung oleh perusahaan
• Cost saving dimana vendor dapat menyediakan jasa dengan tingkat tarif lebih rendah dibandingkan jika organisasi mengusahakannya sendiri. Banyak klien organisasi membagi infrastruktur IT yang sama pada vendor
• Peningkatan arus kas. Outsourcing pada umumnya membantu organisasi klien dengan pengelolaan arus kas. Hal ini terjadi karena organisasi klien tidak harus membuat penanaman modal awal besar karena vendor mempunyai kebijakan fee-for service basis
• Short-term cost saving, perusahaan dapat dibebaskan dari pengeluaran biaya untuk pembelian aset IT melalui outsourcing
• Reduce and control operation cost, vendor menawarkan kepada perusahaan dengan alasan untuk memotong biaya
• Organisasi melakukan IT Outsourcing untuk cost cutting. Ketika melakukan IT Outsourcing, organisasi tidak dibebani biaya-biaya seperti untuk pembelian, pengembangan, pemeliharaan, dan pengelolaan aset-aset teknologi informasi yang mahal.
3. Pemusatan Pada Aktivitas Inti
• Memungkinkan perusahaan untuk memusatkan pada aktivitas inti. Perusahaan dapat berkonsentrasi pada suatu kegiatan operasi dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi dalam perusahaan menjadi sempurna.
• Konsentrasi pada aktivitas dan kemampuan inti. Para manajer menerapkan pengetahuan dan pengalaman mereka ke kemampuan inti dan outsource aktivitas di mana mereka adalah kurang berkompeten dan bermanfaat kepada vendor.
4. Kebutuhan Akan Personil IT
• Kemampuan untuk mengimbangi permintaan personil IT yang trampil (IT outsourcing juga menunjukan salah satu permasalahan utama yang dihadapi organisasi dalam menyelesaikan proyek IT yang besar, dalam hal ini kurangnya personil IT.
• Variable and fractional demand. Efektif pada perusahaan kecil dimana sering menghadapi kondisi saat peningkatan permintaan dibutuhkan kapasitas baru atau staf terlatih. Sebaliknya jika permintaan yang berkurang, perusahaan akan memecat staff yang telah mengikuti pelatihan dan pengalaman telah diinvestasikan. Vendor mempunyai sumber daya yang lebih besar sehingga lebih baik perusahaan tersebut melakukan outsourcing staff dari vendor.
5. Fleksibilitas Penggunaan Teknologi
IT outsourcing menyediakan dengan fleksibilitas dalam pilihan teknologi dan modul organisasi klien.

Kelemahan IT Outsourcing:
Kelemahan dari pengembangan system informasi secara outsourcing dibandingkan dengan insourcing diantaranya :
• Informasi merupakan aset berharga bagi perusahaan jika tidak dikelola dengan baik akan menimbulkan masalah bagi perusahaan tersebut. Oleh karenanya perusahaan yang melakukan IT outsourcing harus tanggap untuk mengadaptasi dan menerapkan peraturan untuk melindungi informasi rahasia dengan legal dan etika.
• Sifat IT perusahaan sangat rumit dan memiliki keterbatasan dalam mengaksesnya.
• Loss of flexibility dimana menandatangani suatu kontrak outsourcing yang berjangka waktu 3 tahun mengurangi fleksibilitas..
• Managerial Control Issue diantaranya adalah :
a. Lost of IT expertise. Organisasi klien kehilangan keahlian IT sehingga membawa akibat mengorbankan pengetahuan IT, tidak mampu untuk membangun IT sendiri menjadikan inovasi perusahaan menjadi lemah. Perusahaan juga tidak dapat mengidentifikasi kebutuhan teknisnya sehingga tidak mampu dengan tepat menggambarkan kebutuhan dan merundingkan kontrak dengan tepat.
b. Proses pengambilan keputusan (Decision Process) IT outsourcing lebih dikuasai oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departemen internal IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan hanya dikendalikan oleh atasan saja.
c. Loss of distinctive competencies. Hilangnya keahlian khusus akibat dari outsourcing. Hal ini dikarenakan kompetitor dari organisasi klien dapat meniru sehingga kompetitor dapat langsung menggunakan sistem tersebut untuk pengembangan perusahaannya
d. Change problem. Jika suatu sistem in-house digantikan oleh sistem vendor, ada bahaya gangguan disebabkan oleh kesalahpahaman atau kegagalan untuk memindahkan data dengan baik pada masa-masa perubahan.
• Financial
a. Hidden Cost yang tinggi. Biaya-biaya yang termasuk dalam hidden cost yaitu biaya diluar jasa standar (biaya yang dikeluarkan ketika perusahaan klien tetap menggunakan jasa vendor melebihi ketentuan yang disepakati), biaya pencarian vendor (biaya pencarian vendor melibatkan aktivitas mahal yang meliputi riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negeri, dan pemilihan akhir suatu penjual), biaya transisi (setelah suatu kontrak outsourcing ditandatangani, vendor mulai bertanggung jawab untuk memfungsikan IT yang outsourced. Transisi ini meliputi biaya penyusunan, penarikan kembali, dan penampungan yang dilakukan oleh vendor) dan biaya post outsourcing (biaya yang dikeluarkan untuk membawa pulang fungsi IT outsourcing)
b. Ascertaining relevant cost, yaitu memastikan biaya yang relevan itu sukar karena di dalamnya ada biaya tetap dan biaya variable, masing-masing mengandung biaya-biaya yang tersembunyi.

DAFTAR PUSTAKA

Goulielmos, Markos. 2003. Outlining Organizational Failure in Information System Development. Disaster prevention and Management, Vol. 12 No. 4, pp. 319-327. www.homepages.strath.ac.uk.

Laudon, K. C., J. P. Laudon, , 2005. Management Information System: Managing The Digital Firm. 7th Edition. Prentice Hall. New Jersey.

O’Brien, J. A., 1999. Management Information System: Managing Information Technology in The Internetworked Enterprise. 4th Edition. Irwin McGraw-Hill. Northern Arizona.

1. http://www.iimrusyamsi.com/2008/04/10/it-outsourcing-bisnis-masa-depan/

Dengan semakin berkembangnya bisnis TI di Indonesia, sebagai contoh operator seluler (Telkomsel, Indosat, AXIS, Bakrie Telekomunikasi, Three, dll) menyebabkan prospek bisnis TI semakin cerah kedepannya. Perusahaan-perusahaan tersebut cenderung meng-outsource pegawainya untuk bagian-bagian tertentu. Oleh karena itu, sebagai perusahaan rekanan yang menyalurkan pegawai IT ke perusahaan tersebut diwajibkan semakin jeli dalam memenuhi keinginan klien-kliennya. Pegawai yang disalurkan kelak harus dapat memenuhi standard yang diinginkan, dalam bentuk pengetahuan produk, penyelesaian masalah yang menjadi tanggung jawab kerjanya.

2. http://adabisnis.com/outsourcing-kan-pekerjaan-anda/
Dengan melakukan IT outsourcing, maka perusahaan akan terbantu menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan IT. Namun faktor-faktor yang harus diperhatikan oleh perusahaan yang mengoutsoucingkan adalah pemilihan vendor yang tepat. Vendor harus dapat mengetahui keinginan kliennya, menyelesaikan permasalahan IT klien dengan solusi yang jitu, serta memberikan harga yang kompetitif untuk servicenya. Dengan demikian konsumen akan puas dan akhirnya dapat loyal serta merekomendasikan pada perusahaan lain.

3. https://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/
Saya setuju dengan IT Outsourcing jika hal tersebut dapat semakin menekan biaya produksi suatu perusahaan, karena dengan melakukan IT Outsourcing kegiatan produksi perusahaan dapat semakin efektif dan efisien.

4. http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi
Saya setuju dengnan proses yang bertahap dalam melakukan outsourcing IT. Proses tersebut akan menyamakan persepsi antara klien dengan vendor sehingga dapat menghasilkan solusi yang jitu dalam menyelesaikan permasalahan klien. Keuntungan lainnya adalah menghindari kesalahpahaman antara karyawan klien dengan vendor dalam proses penerapan outsourcing IT tersebut.

5. http://www.maestroglobal.info/effisiensi-dan-penghematan-biaya-melalui-it-outsourcing/
saya setuju dengan pendapat bahwa perusahaan berspesialisasi pada kompetensi inti perusahaan dan melakukan outsourcing IT sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efisien

6. http://www.setiabudi.name/archives/1141
terimakasih atas infonya.. merupakan masukan yang sangat baik bagi perusahaan agar melakukan outsoucing IT, jika hal tersebut bukanlah kompetensi inti perusahaan yang bersangkutan.

7. http://ihkangkung.blogspot.com/2010/01/outsourcing-pengolaan-data.html

Perusahaan-Perusahaan di Indonesia juga sudah sepatutnya melakukan evaluasi mengenai outsourcing IT, dengan demikian perusahaan dapat semakin terspesialisasi dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan dan dapat mengikuti kisah sukses perusahaan-perusahaan di India dalam penerapan outsourcing ITnya. Pertanyaan yang menggelitik di pikkiran saya, Apakah di Indonesia telah ada perusahaan yang sukses dalam penerapan ITnya?

8. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/
event yang sangat menarik, semoga dengan adanya event tersebut dapat semakin membuka wawasan kita tentang perlunya outsourcing IT

9. http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128
terimakasih atas infonya. Artikel diatas merupakan artikel yang sangat baik dalam menerangkan outsourcing It, insourcing dan selfsourcing.

10. http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing/#comments

IT outsourcing akan semakin berkembang kedepannya, hal ini dikarenakan bisnis IT mengalami perkembangan pesat dalam beberapa tahun terakhir. Oleh karena itu, perusahaan vendor harus semakin jeli membaca peluang pasar dan kebutuhan konsumen, sehingga vendor dapat lebih cepat mendekati klien dibanding kompetitornya.

11. http://djoko-djauhari-djoko.blogspot.com/2009/08/is-development-strategy-outsourcing_08.html
terimakasih atas infonya, laporan penelitian diatas merupakan rujukan yang sangat baik untuk materi IT outsourcing

12. http://cianjurblog.wordpress.com/category/artikel/page/15/
IT outsourcing meruipakan solusi bagi perusahaan yang kompetensinya bukakn dibidang tersebut. Dengan melakukan outsourcing IT perusahaan dapat semakin efisien dan efektif dalam melakukan kegiatan operasional perusahaannya.

13. http://pimpimarda.blog.com/2010/01/16/kapan-perusahaan-melakukan-it-outsourcing/
terimakasih atas infonya. Tahap selanjutnya setelah perusahaan mengetahui akan perlunya melaksanakan outsourcing IT adalah pemilihan vendor yang tepat serta komitmen pelaksanaannya.

14. http://aerjebackup.blogspot.com/2009/07/it-outsourcing_5014.html
saya setuju dengan artikel diatas, bahwa dengan melakukan outsourcing IT dan pemilihan vendor yang tepat, kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lebih efisien

15. http://cirebonayu.com/it-outsourcingsolusi-efektif-e-fisien-untuk-anda-_.html
terimakasih atas infonya, artikel yang sangat ringkas dan jelas tentang manfaat penerapan outsourcing IT

16. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html
terimakasih atas infonya. Makalah diatas merupakan solusi bagi perusahaan kecil dan menengah dalam melakukan outsourcing II

17. http://ndrick.blogspot.com/2007/05/jadi-karyawan-outsourching-siapa-takut.html
saya setuju dengan pendapat penulis, bahwa IT outsourcing diperlukaan agar perusahaan dapat semakin fokus pada kompetensi inti perusahaan, sehingga operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

18. http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/02/it-outsourcing/

saya setuju dengan pendapat IT outsourcing dapat membuat kinerja perusahaan semakin efektif dan efisien. Hal tersebut dapat terjadi jika perusahaan dan vendor memiliki kesamaan visi dan keterbukaan dalam proses penerapannya, dengan adanya komitmen dari kedua pihak maka proses outsourcing It dapat berjalan dengan lebih lancar dan menguntungkan kedua belah pihak.

19. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/
terimakasih atas infonya. merupakan artikel yang sangat baik dalam menjelaskan mengapa perusahaan perlu melakukan IT outsourcing

20. https://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/
setelah perusahaan mengetahui perlu melakukain outsourcing IT maka proses selanjutnya adalah pemilihan vendor yang tepat dan komitmen dalam proses penerapannya, sehingga perusahaan dapat semakin efektif dan efisien dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan yang sesuai dengan kompetensi intinya.

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs